3 formas de resolver el rompecabezas de la productividad con la minería de procesos

Por Marcell Vollmer

Según la Oficina de Estadísticas Nacionales, la productividad en el lugar de trabajo del Reino Unido ha caído al ritmo más rápido de los últimos cinco años.

La transformación continua ha añadido una complejidad no deseada a la infraestructura empresarial. Aunque la proliferación de herramientas digitales debía ayudar a racionalizar y automatizar los procesos empresariales, en realidad han tenido un efecto adverso. Las herramientas que compiten entre sí están luchando, lo que dificulta la obtención de información procesable y hace que los procesos sean innecesariamente largos.

Afortunadamente, no tiene por qué ser así. En los últimos años ha surgido una nueva tecnología que le permite comprender cómo se desarrolla realmente el trabajo en su organización y tomar medidas decisivas respaldadas por datos reales.

Esta tecnología es la minería de procesos: una metodología de análisis de procesos cuyo objetivo es descubrir, supervisar y mejorar los procesos empresariales en tiempo real, extrayendo conocimientos de los registros de eventos en los sistemas digitales de una organización.

Entonces, ¿cómo puede la minería de procesos ayudarle a mejorar la productividad de su empresa?

Reúna todas sus herramientas digitales para lograr más agilidad:

Las empresas de todo el mundo se esfuerzan por optimizar, innovar y acelerar sus operaciones principales con el fin de impulsar la eficiencia, la productividad y un excelente servicio al cliente.

Pero al hacerlo, han añadido -lento, pero seguramente- capas y capas de complejidad a sus operaciones: con cada proyecto de transformación digital, están creando mayor fricción, complejidad y menos transparencia en sus procesos, a medida que amplían su cuota de proveedores de software y tecnología. ¿Le resulta familiar?

Apresurarse hacia una noción abstracta de transformación sin comprender plenamente el entorno que se intenta cambiar o los resultados que se esperan alcanzar es un error. Para ser eficaz, el análisis debe hacerse a nivel de la empresa, no en silos. La integración entre sistemas y tecnologías no sólo es beneficiosa, sino que es esencial para ayudar a su empresa a optimizar las vías operativas críticas y aumentar la productividad interna.

La minería de procesos puede ayudar a responder a este desafío. Al obtener una visión de la complejidad global de su infraestructura digital, puede ver fácilmente todo el flujo del proceso y racionalizarlo para hacerlo más eficiente.

Una de las ventajas de integrar todas sus herramientas digitales en una única plataforma es que le ayuda a identificar cuáles de sus procesos son más adecuados para la automatización. En efecto, el descubrimiento de procesos le permite seleccionar fácilmente los adecuados, e incluso descubrir procesos que quizá no sabía que podían automatizarse. Esto constituye la base perfecta para cualquier iniciativa de RPA (automatización robótica de procesos), si lo que busca es utilizar “robots de software” para tareas manuales, repetitivas y propensas a errores.

Esto puede suponer un aumento significativo de la productividad. Un estudio reciente de Gartner sugiere que la automatización robótica de procesos (RPA) podría ahorrar a los departamentos de finanzas, en particular, unas 25.000 horas de trabajo evitable cada año.

Identifique los obstáculos de los procesos que le cuestan dinero a su empresa:

Como líder empresarial, es importante obtener una visibilidad completa de sus procesos organizativos, los cuales se pueden optimizar y mejorar, para ofrecer la agilidad y el enfoque necesarios para aportar valor a sus clientes de forma sostenible y continua. Por eso, a menudo se acaba contratando a consultores caros y que consumen mucho tiempo para que le ayuden a identificar una o dos áreas de mejora, pero nunca se entra en la realidad de la cuestión.

El problema de este escenario es que su organización necesita estar en constante evolución y agilidad. Y sus procesos con ella. Pero el mapeo manual de los procesos es lento y engorroso, y sus procesos acaban estando fuera de contacto y desfasados con la dirección que quiere que tome su negocio.

Ahora imagínese esto: un mapa visual que le muestra la realidad de todas las actividades que tienen lugar durante un proceso concreto, con todas las variaciones y complicaciones, destacando exactamente lo que va mal o lo que podría mejorarse. En tiempo real.

Al conectarse a todos sus sistemas ERP y crear una única fuente de datos fiables en tan sólo un par de minutos, que identifica todos los pasos de sus procesos y cómo pueden mejorarse, la minería de procesos le ayuda a eliminar la duplicación de esfuerzos, el despilfarro y las ineficiencias que obstaculizan la productividad de la empresa, ¡sin ningún sudor (de los consultores)!

Ayude a sus equipos a centrarse en lo que más importa:

La tecnología ha revolucionado nuestra forma de trabajar. Sin embargo, a pesar de estos extraordinarios cambios, todavía hay mucho “trabajo sobre el trabajo”. Investigaciones recientes han demostrado que los empleados pasan hasta un 28% de su tiempo en el trabajo realizando tareas administrativas, que no aportan ningún valor a la empresa. Eso sí que es matar la productividad.

En esta era digital, se trata de trabajar de forma más inteligente, no más dura. Al visualizar los pasos de un proceso y comprender su efecto en la duración de este, es fácil identificar las tareas redundantes o que requieren mucho tiempo y que están frenando la productividad de sus empleados. Esto significa que se eliminan las repeticiones, se reducen las intervenciones manuales y se invierte menos tiempo en diagnosticar y resolver los retrasos.

Cuando sus empleados pueden ver dónde estos procesos están consumiendo tiempo, tomando caminos diferentes o simplemente no cumpliendo, pueden recuperar la atención, el tiempo y la energía que pueden reinvertir en actividades más creativas y generadoras de valor que mejoren tangiblemente la experiencia del cliente.

Y funciona en todos los ámbitos: el personal menos cualificado podrá centrarse en tareas de mayor valor añadido, mientras que los líderes tendrán una visión más completa de las operaciones de la empresa, ayudando a impulsar un impacto positivo hacia los objetivos empresariales en lugar de micro gestionar las actividades diarias.

Sobre el Autor: Marcell Vollmer, Director de innovación

Marcell Vollmer dirige los equipos de asociación y comercialización de Celonis como Director de Innovación. Antiguo propietario de procesos de negocio, Vollmer evangeliza el poder de la minería de procesos y es un patrocinador ejecutivo clave para algunas de las mayores empresas del mundo. Vollmer es un veterano de SAP con 14 años de experiencia que ocupó el puesto de Director Digital en SAP Ariba, donde impulsó estrategias para ayudar a las principales empresas del mundo a eliminar la complejidad de las compras y la cadena de suministro. Antes de eso, fue Director de Compras en SAP, donde dirigió a más de 200 profesionales que gestionaron miles de millones en volumen de gasto global y crearon un equipo de servicios compartidos. Antes de eso, ocupó puestos de proyectos estratégicos y de finanzas en SAP.